V12Software là một nền tảng marketing trong ngành ô tô, được thành lập bởi các nhà bán xe tại California. Doanh nghiệp cung cấp giải pháp giúp các đại lý ô tô quảng bá xe mới, xe đã qua sử dụng và thương hiệu đại lý trên nhiều kênh trực tuyến.
Khi quy mô khách hàng mở rộng, V12Software đang hợp tác với hơn 7.200 đại lý xe. Điều này tạo ra nhu cầu lớn hơn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi hiệu suất bán hàng, tối ưu onboarding và duy trì mối quan hệ với khách hàng sau khi ký hợp đồng.
Để giải quyết bài toán này, V12Software lựa chọn Lark Suite để xây dựng một trung tâm quản lý khách hàng tùy chỉnh trên Lark Base. Nền tảng này giúp đội ngũ sales và customer success làm việc minh bạch hơn, tự động hóa nhiều bước thủ công và đưa dữ liệu khách hàng vào một hệ thống thống nhất.
Thách thức: Dữ liệu khách hàng bị phân tán
Trước khi triển khai Lark Suite, dữ liệu khách hàng của V12Software được theo dõi ở nhiều nơi khác nhau. Thông tin về sales, onboarding, tiến độ khách hàng và hoạt động chăm sóc sau bán hàng chưa được kết nối thành một vòng lặp rõ ràng.
Điều này khiến đội ngũ khó nhìn thấy toàn cảnh hành trình khách hàng. Sales có thể biết hợp đồng mới đã được tạo, nhưng customer success chưa chắc đã có đầy đủ thông tin để tiếp tục onboarding ngay lập tức.
Khi dữ liệu không nằm trong cùng một hệ thống, việc ra quyết định cũng trở nên khó hơn. Các trưởng nhóm không dễ theo dõi hiệu suất từng nhóm, tiến độ khách hàng hoặc cơ hội cần được ưu tiên xử lý.
Thiếu minh bạch trong hiệu suất sales
Một thách thức khác của V12Software là thông tin sales bị phân tán trên nhiều nền tảng. Khi mỗi nhóm lưu dữ liệu theo cách riêng, các nhóm dễ làm việc trong trạng thái tách biệt.
Điều này không chỉ làm giảm khả năng so sánh hiệu suất giữa các nhóm, mà còn khiến doanh nghiệp khó nhận ra cơ hội cải thiện. Nếu đội ngũ không có dữ liệu chung, việc tạo động lực cạnh tranh lành mạnh và tối ưu chiến lược bán hàng sẽ bị hạn chế.
V12Software cần một hệ thống giúp các nhóm sales nhìn thấy kết quả của mình rõ hơn. Đồng thời, ban quản lý cũng cần dashboard để đánh giá tiến độ, phát hiện điểm yếu và thúc đẩy tăng trưởng.
Customer success cần quản lý danh mục khách hàng linh hoạt hơn
Đối với đội ngũ customer success, việc quản lý “book of business” là nhiệm vụ quan trọng. Mỗi advisor cần theo dõi nhóm khách hàng của mình, nắm rõ trạng thái onboarding, ngày follow-up và các nhu cầu cần xử lý tiếp theo.
Tuy nhiên, nếu hệ thống có quá nhiều view hoặc quá nhiều dữ liệu không liên quan, nhân viên dễ bị phân tâm. Ngược lại, nếu quyền truy cập quá hạn chế, đội ngũ lại khó cập nhật trạng thái khách hàng một cách tập trung.
V12Software cần một giải pháp vừa linh hoạt cho từng advisor, vừa đảm bảo dữ liệu chung được quản lý thống nhất. Đây là lý do Lark Base trở thành lựa chọn phù hợp để xây dựng customer management hub.
Giải pháp: Xây dựng customer management hub trên Lark Base
Với sự hỗ trợ từ đội ngũ customer success của Lark, V12Software xây dựng một trung tâm quản lý khách hàng từ đầu trên Lark Base. Đây là nơi hợp nhất dữ liệu sales, onboarding, ngày follow-up và các thông tin quan trọng của khách hàng.
Thay vì theo dõi khách hàng qua nhiều công cụ rời rạc, các nhóm có thể cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu chung. Sales có thể cập nhật deal mới. Customer success có thể theo dõi onboarding. Quản lý có thể xem dashboard để nắm tình hình hiệu suất.
Điểm mạnh của Lark Base là khả năng tùy chỉnh theo quy trình thực tế. V12Software không cần dùng một CRM cứng nhắc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống phù hợp với cách đội ngũ sales và customer success đang vận hành.
Sales gửi deal mới dễ dàng hơn qua Form View
Đội ngũ sales của V12Software có thể gửi deal mới thông qua Form View trong Lark Base. Dù đang ở văn phòng hay di chuyển, nhân viên sales vẫn có thể nhập thông tin nhanh chóng vào hệ thống.
Khi deal được tạo, dữ liệu sẽ được ghi nhận tập trung. Điều này giúp giảm rủi ro thất lạc thông tin và đảm bảo các nhóm liên quan có thể tiếp nhận dữ liệu kịp thời.
Lark Base cũng hỗ trợ workflow tự động để tính hoa hồng dựa trên loại deal và chương trình khuyến mãi. Tổng số tiền được cập nhật theo thời gian thực, giúp sales leader dễ theo dõi và tham chiếu khi cần.
Dashboard giúp sales leader theo dõi hiệu suất rõ hơn
Khi dữ liệu sales được tập trung trong Lark Base, từng trưởng nhóm có thể theo dõi hiệu suất của nhóm mình một cách riêng biệt. Họ cũng có thể so sánh tiến độ giữa các nhóm để nhận diện điểm cần cải thiện.
Dashboard giúp dữ liệu không chỉ nằm ở dạng bảng. Các chỉ số trở nên trực quan hơn, giúp đội ngũ nhìn thấy kết quả hiện tại và thảo luận về hành động tiếp theo.
Điều này tạo ra sự minh bạch trong hoạt động sales. Khi mọi người cùng nhìn thấy dữ liệu, đội ngũ có thêm cơ sở để tối ưu chiến lược và thúc đẩy hiệu quả bán hàng tốt hơn.
Customer success theo dõi onboarding và follow-up hiệu quả hơn
Với Lark Base, đội ngũ customer success của V12Software có thể nhập và theo dõi trạng thái onboarding, lịch follow-up và thông tin khách hàng trong cùng một nơi.
Mỗi nhóm customer success có thể chỉ xem các bản ghi liên quan đến mình thông qua quyền truy cập tùy chỉnh. Điều này giúp giảm nhiễu thông tin và đảm bảo nhân viên tập trung vào danh mục khách hàng của mình.
Bên cạnh đó, mỗi advisor có thể tạo view riêng để tổ chức khách hàng theo cách phù hợp với phong cách làm việc cá nhân. Đây là điểm quan trọng vì customer success cần sự linh hoạt để quản lý nhiều khách hàng ở nhiều trạng thái khác nhau.
Dashboard trong chat giúp dữ liệu trở nên hữu ích hơn
Một điểm nổi bật của Lark Suite là khả năng đưa dashboard trực tiếp vào nhóm chat. Với V12Software, các dashboard được thêm thành tab trong nhóm để đội ngũ có thể xem biểu đồ, thảo luận và hành động ngay trong cùng một không gian.
Điều này giúp dữ liệu không bị tách khỏi giao tiếp hằng ngày. Khi nhóm nhìn thấy số liệu ngay trong chat, họ có thể nhanh chóng bàn bạc về cách cải thiện hiệu suất.
Thay vì phải mở một công cụ riêng để xem báo cáo rồi chuyển sang ứng dụng khác để trao đổi, đội ngũ có thể làm mọi thứ trong Lark. Đây là điểm giúp dashboard trở nên thực sự hữu ích trong vận hành hằng ngày.
Tự động hóa chuyển giao từ sales sang customer success
Trong quy trình khách hàng, giai đoạn chuyển giao từ sales sang customer success rất quan trọng. Nếu sales phải nhắc thủ công hoặc tổ chức nhiều cuộc họp để bàn giao, quy trình có thể chậm và dễ thiếu thông tin.
Với workflow tự động trong Lark Base, khi một deal mới được tạo, khách hàng sẽ tự động được đưa vào workspace của marketing advisors hoặc nhóm phụ trách onboarding. Customer success có thể biết ngay rằng có khách hàng mới cần được xử lý gấp.
Nhờ đó, sales không cần liên tục nhắc nhở thủ công. Customer success cũng có thể chủ động tiếp nhận khách hàng mới nhanh hơn, giúp hành trình onboarding mượt mà hơn.
Nhắc việc tự động giúp follow-up đúng hạn
Ngoài chuyển giao khách hàng, V12Software còn sử dụng tính năng nhắc việc trong Lark để cải thiện tính đúng hạn. Đội ngũ customer success có thể bật reminder cho các ngày quan trọng chỉ bằng vài thao tác.
Khi đến thời điểm cần follow-up, nhân viên nhận thông báo qua Lark Messenger. Điều này giúp giảm nguy cơ bỏ sót khách hàng, đặc biệt khi mỗi advisor đang quản lý nhiều tài khoản cùng lúc.
Với customer success, việc follow-up đúng hạn có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và khả năng giữ chân khách hàng. Nhắc việc tự động giúp đội ngũ duy trì sự chủ động mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào ghi nhớ cá nhân.
Giảm công việc thủ công để tập trung vào khách hàng
Khi các quy trình được tự động hóa, đội ngũ V12Software có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc tạo giá trị. Sales có thể dành nhiều thời gian hơn cho cơ hội mới. Customer success có thể tập trung vào onboarding, tư vấn và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Lark giúp giảm các công việc lặp lại như nhắc bàn giao, cập nhật trạng thái thủ công, tổng hợp báo cáo và tìm kiếm dữ liệu trên nhiều nền tảng. Khi dữ liệu được tập trung, mọi nhóm có thể hiểu rõ khách hàng hơn và phối hợp chặt chẽ hơn.
Đây là lợi ích quan trọng với một doanh nghiệp đang phục vụ hàng nghìn đại lý xe. Khi số lượng khách hàng lớn, hiệu quả vận hành cần được cải thiện bằng hệ thống, không chỉ bằng nỗ lực cá nhân.
Kết quả: Quản lý khách hàng minh bạch và chủ động hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, V12Software đã xây dựng được một hệ thống quản lý khách hàng minh bạch hơn. Dữ liệu sales, onboarding, follow-up và hiệu suất nhóm được đưa vào cùng một trung tâm làm việc.
Các dashboard giúp ban quản lý và trưởng nhóm theo dõi hiệu suất rõ hơn. Workflow tự động giúp chuyển giao khách hàng nhanh hơn. Reminder giúp customer success follow-up đúng thời điểm. Quyền truy cập tùy chỉnh giúp từng nhóm tập trung vào dữ liệu phù hợp.
Những thay đổi này giúp V12Software vận hành customer success hiệu quả hơn ở quy mô lớn, đồng thời tạo thêm không gian để đội ngũ tập trung vào việc giữ chân và phát triển khách hàng.
Bài học cho doanh nghiệp công nghệ và đội ngũ sales
Câu chuyện của V12Software cho thấy CRM không nhất thiết phải là một hệ thống cố định và khó tùy chỉnh. Với Lark Base, doanh nghiệp có thể xây dựng một CRM tùy chỉnh phù hợp với quy trình thực tế của đội ngũ sales và customer success.
Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp công nghệ, marketing, dịch vụ B2B hoặc các đội ngũ cần quản lý nhiều khách hàng cùng lúc. Khi dữ liệu, dashboard, nhắc việc và giao tiếp được kết nối trong một nền tảng, đội ngũ có thể làm việc nhanh hơn và ít bỏ sót hơn.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, đây là một ví dụ thực tế về cách dùng Lark Suite để xây dựng hệ thống CRM nội bộ mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào các công cụ phức tạp. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ quy trình hiện tại, sau đó tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu tăng trưởng.
Kết luận
V12Software đã sử dụng Lark Suite để xây dựng customer management hub trên Lark Base, giúp đội ngũ sales và customer success quản lý khách hàng minh bạch hơn, tự động hóa nhiều bước thủ công và theo dõi hiệu suất hiệu quả hơn.
Từ gửi deal mới, tính hoa hồng, theo dõi onboarding, nhắc follow-up đến dashboard trong nhóm chat, Lark giúp V12Software biến dữ liệu khách hàng thành hành động cụ thể.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của V12Software như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp có thể xây dựng CRM tùy chỉnh, tăng hiệu quả sales và nâng cao customer success bằng nền tảng all-in-one.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
