Paradise Group là tập đoàn F&B nổi tiếng tại Singapore, bắt đầu từ một quán Seafood Paradise nhỏ chỉ 25 chỗ ngồi tại Defu Lane vào năm 2002. Từ nền tảng ban đầu đó, doanh nghiệp đã phát triển thành hệ thống nhà hàng lớn với hơn 12 concept được yêu thích, bao gồm Beauty in The Pot và Paradise Dynasty.
Hiện nay, Paradise Group vận hành hơn 150 nhà hàng trên toàn thế giới. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp không chỉ cần duy trì chất lượng món ăn và dịch vụ, mà còn phải đảm bảo trải nghiệm làm việc tích cực cho đội ngũ nhân viên tuyến đầu.
Với đặc thù ngành F&B, lực lượng lao động thay đổi liên tục và yêu cầu vận hành tại nhà hàng luôn rất cao. Paradise Group lựa chọn Lark Suite để cải thiện giao tiếp nội bộ, chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng kết nối nhân viên và khuyến khích đổi mới từ chính đội ngũ tuyến đầu.
Thách thức: Duy trì tiêu chuẩn dịch vụ khi quy mô mở rộng
Khi một doanh nghiệp F&B phát triển từ một cửa hàng nhỏ thành hệ thống hơn 150 nhà hàng, việc duy trì tiêu chuẩn dịch vụ đồng nhất trở thành thách thức lớn. Mỗi nhà hàng cần đảm bảo chất lượng món ăn, tốc độ phục vụ, thái độ nhân viên và trải nghiệm khách hàng đúng với giá trị thương hiệu.
Paradise Group không chỉ vận hành một mô hình nhà hàng duy nhất. Doanh nghiệp có nhiều concept khác nhau, nhiều nhóm nhân viên khác nhau và nhiều địa điểm vận hành khác nhau. Vì vậy, việc truyền tải thông tin, đào tạo nhân viên và cập nhật quy trình cần được thực hiện rõ ràng, nhanh chóng và dễ tiếp cận.
Nếu thông tin nội bộ bị phân tán trên nhiều công cụ, nhân viên có thể khó tìm được hướng dẫn mới nhất. Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên tuyến đầu, những người cần phản hồi nhanh trong ca làm việc và thường không có nhiều thời gian xử lý công cụ phức tạp.
Giao tiếp đa khu vực cần một nền tảng thống nhất
Trước khi hợp nhất trên Lark Suite, Paradise Group sử dụng nhiều ứng dụng chat khác nhau tùy theo từng khu vực địa lý. Cách làm này có thể phù hợp trong giai đoạn đầu, nhưng khi số lượng thương hiệu và thành phố tăng lên, giao tiếp phân tán bắt đầu tạo ra nhiều điểm nghẽn.
Với 12 thương hiệu trải rộng trên 11 thành phố, doanh nghiệp cần một nền tảng giúp nhân viên ở nhiều khu vực có thể trao đổi trên cùng một hệ thống. Khi mỗi nhóm dùng một công cụ khác nhau, thông tin dễ bị chia nhỏ và khó đảm bảo mọi người đều nhận được cập nhật đúng lúc.
Lark Suite giúp Paradise Group tập trung giao tiếp vào một nền tảng chung. Nhân viên có thể tiếp cận thông tin mới, trao đổi với đồng nghiệp và cập nhật tình hình công việc dễ dàng hơn. Điều này giúp luồng thông tin trong tổ chức trở nên mượt mà hơn.
Hỗ trợ nhân viên nhiều độ tuổi tiếp cận công nghệ
Trong ngành F&B, đội ngũ nhân viên có thể đến từ nhiều nhóm tuổi và nhiều nền tảng kỹ năng khác nhau. Vì vậy, một công cụ nội bộ chỉ hiệu quả khi đủ dễ dùng để mọi người có thể tiếp cận.
Paradise Group chú trọng việc triển khai công nghệ theo hướng thân thiện với nhân viên tuyến đầu. Công cụ mới không chỉ cần mạnh về tính năng, mà còn phải hỗ trợ quá trình đào tạo và sử dụng hằng ngày.
Lark Suite giúp doanh nghiệp đưa công nghệ vào vận hành theo cách dễ tiếp cận hơn. Nhân viên có thể sử dụng cùng một nền tảng để nhận thông báo, tham gia trao đổi, xem tài liệu và phối hợp công việc. Khi rào cản sử dụng thấp hơn, tỷ lệ tiếp nhận công nghệ trong nội bộ cũng tốt hơn.
Kết nối nhân viên tuyến đầu với quản lý
Một trong những mục tiêu quan trọng của Paradise Group là xây dựng môi trường làm việc tích cực hơn cho nhân viên. Trong mô hình nhà hàng, nhân viên tuyến đầu thường là người trực tiếp tạo ra trải nghiệm khách hàng, nhưng họ cũng dễ cảm thấy tách biệt khỏi ban quản lý nếu thông tin nội bộ không được truyền tải tốt.
Thông qua Lark, Paradise Group có thể tăng sự kết nối giữa nhân viên tuyến đầu và cấp quản lý. Những cập nhật quan trọng, hình ảnh sự kiện, khoảnh khắc đáng nhớ và thông tin nội bộ có thể được chia sẻ nhanh hơn trong tổ chức.
Điều này giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần của cộng đồng lớn hơn. Khi đội ngũ tuyến đầu hiểu rõ định hướng, văn hóa và hoạt động của công ty, họ có thể gắn bó hơn với công việc và thương hiệu.
Số hóa hoạt động truyền thông nội bộ
Paradise Group từng có sáng kiến nội bộ mang tên 樂报 để chia sẻ thông tin, khoảnh khắc và hoạt động đáng nhớ trong doanh nghiệp. Khi chuyển đổi sang định dạng số, sáng kiến này trở nên dễ tiếp cận và dễ lan tỏa hơn.
Thông qua Lark, các hình ảnh từ ban quản lý, lễ hội, sự kiện khai trương và hoạt động nội bộ có thể được chia sẻ nhanh chóng đến nhiều nhân viên hơn. Điều này giúp văn hóa doanh nghiệp không chỉ nằm trong tài liệu, mà xuất hiện trong giao tiếp hằng ngày.
Với ngành F&B, nơi nhân viên làm việc theo ca và ở nhiều địa điểm khác nhau, truyền thông nội bộ số hóa giúp giảm khoảng cách giữa các nhóm. Nhân viên có thể cập nhật hoạt động công ty dù không trực tiếp có mặt tại trụ sở.
Hợp nhất họp, lịch và biểu mẫu trong một nền tảng
Ngoài giao tiếp, Paradise Group cũng cần các công cụ hỗ trợ cộng tác như họp trực tuyến, chia sẻ lịch và thu thập thông tin qua biểu mẫu. Nếu mỗi chức năng nằm trên một ứng dụng riêng, nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng.
Lark Suite giúp hợp nhất các nhu cầu này trong một hệ thống. Nhân viên có thể lên lịch họp, tham gia thảo luận trực tuyến và sử dụng biểu mẫu cộng tác trong cùng một không gian làm việc.
Cách làm này giảm sự phức tạp trong vận hành hằng ngày. Đội ngũ không cần mất quá nhiều thời gian tìm đúng công cụ cho từng nhiệm vụ. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào việc phối hợp và xử lý công việc nhanh hơn.
Giảm chuyển đổi công cụ và tăng hiệu suất cộng tác
Khi các công cụ cộng tác được hợp nhất, Paradise Group giảm được tình trạng chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng. Đây là lợi ích quan trọng với cả nhân viên văn phòng và nhân viên tuyến đầu.
Việc giảm chuyển đổi công cụ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế nhầm lẫn và giảm áp lực kỹ thuật cho người dùng. Nhân viên không cần ghi nhớ quá nhiều nền tảng khác nhau, trong khi quản lý cũng dễ đảm bảo mọi người đang làm việc trên cùng một nguồn thông tin.
Sự đồng bộ này giúp các nhóm phối hợp hiệu quả hơn. Khi lịch, cuộc họp, biểu mẫu và giao tiếp nằm trong cùng một nền tảng, thông tin có thể di chuyển nhanh hơn từ trao đổi sang hành động.
Bảo vệ tri thức nội bộ khi nhân sự thay đổi
Ngành F&B thường có tỷ lệ biến động nhân sự cao. Điều này tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp nếu thông tin quan trọng nằm trong tài khoản cá nhân hoặc ứng dụng chat không được quản lý tập trung.
Paradise Group sử dụng Lark để đảm bảo khi một nhân viên rời công ty, quyền truy cập vào thông tin nội bộ và tài liệu có thể được thu hồi kịp thời. Đồng thời, các nội dung đã được tạo hoặc chia sẻ trong thời gian làm việc vẫn được lưu giữ trong tổ chức.
Việc chuyển quyền sở hữu thông tin cho đồng nghiệp phù hợp giúp doanh nghiệp tránh mất dữ liệu quan trọng. Đây là yếu tố quan trọng để duy trì tính liên tục trong vận hành, đặc biệt với hệ thống nhà hàng lớn.
Trao quyền đổi mới từ nhân viên tuyến đầu
Paradise Group tin rằng đổi mới không chỉ đến từ quản lý cấp cao. Đổi mới cũng có thể bắt đầu từ những nhân viên trực tiếp đối mặt với vấn đề hằng ngày trong công việc.
Với Lark Suite, nhân viên có thể tự xây dựng workflow phù hợp với nhu cầu thực tế, ngay cả khi không có nền tảng IT chuyên sâu. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp khuyến khích đổi mới từ dưới lên.
Khi nhân viên có công cụ để tự giải quyết vấn đề, họ trở nên chủ động hơn. Những cải tiến nhỏ trong quy trình hằng ngày có thể góp phần tạo ra hiệu quả lớn hơn cho toàn bộ tổ chức.
Quy trình sửa chữa thiết bị được cải thiện bằng Lark
Một ví dụ thực tế là Reeve từ bộ phận procurement và project đã phát triển quy trình sửa chữa thiết bị bằng Lark. Quy trình này cho phép ghi nhận yêu cầu qua biểu mẫu, theo dõi nhiệm vụ tiếp theo và trao đổi chi phí với các nhóm liên quan.
Thay vì xử lý sửa chữa qua nhiều tin nhắn rời rạc, thông tin được thu thập và theo dõi có cấu trúc hơn. Đội ngũ cũng có thể phối hợp với nhà cung cấp bên ngoài thông qua Lark, giúp quá trình xử lý công việc trở nên liền mạch hơn.
Đây là ví dụ rõ ràng về cách công nghệ có thể hỗ trợ nhân viên tự tối ưu công việc của mình. Khi một quy trình được cải thiện, cả đội ngũ vận hành và nhà hàng đều hưởng lợi.
Từ quản lý tập trung đến đổi mới từ dưới lên
Nhiều doanh nghiệp triển khai công nghệ theo hướng quản lý từ trên xuống. Tuy nhiên, Paradise Group cho thấy một hướng tiếp cận khác: trao công cụ phù hợp để nhân viên tự cải thiện quy trình.
Khi nhân viên tuyến đầu có thể đóng góp vào cách vận hành, họ không chỉ làm theo quy trình có sẵn. Họ có thể phát hiện vấn đề, đề xuất cải tiến và xây dựng workflow phù hợp hơn với thực tế công việc.
Lark Suite đóng vai trò như nền tảng hỗ trợ sự đổi mới này. Công cụ không chỉ giúp giao tiếp nhanh hơn, mà còn giúp nhân viên biến ý tưởng cải tiến thành quy trình cụ thể.
Kết quả: Môi trường làm việc kết nối và hiệu quả hơn
Sau khi sử dụng Lark Suite, Paradise Group cải thiện được nhiều khía cạnh trong vận hành nội bộ. Giao tiếp giữa các khu vực được hợp nhất. Nhân viên tuyến đầu tiếp cận thông tin dễ hơn. Các công cụ họp, lịch và biểu mẫu được đưa vào cùng một nền tảng. Tri thức nội bộ cũng được bảo vệ tốt hơn khi nhân sự thay đổi.
Quan trọng hơn, Lark giúp Paradise Group xây dựng văn hóa làm việc tích cực hơn. Nhân viên không chỉ nhận thông tin từ cấp trên, mà còn có thể đóng góp vào việc cải thiện workflow của chính mình.
Điều này phù hợp với sứ mệnh của Paradise Group: liên tục cải thiện, nâng cao và sáng tạo để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Bài học cho doanh nghiệp F&B nhiều chi nhánh
Câu chuyện của Paradise Group cho thấy các doanh nghiệp F&B nhiều chi nhánh không chỉ cần công cụ nhắn tin. Họ cần một nền tảng có thể kết nối nhân viên tuyến đầu, quản lý, tài liệu, họp, biểu mẫu và workflow trong cùng một hệ thống.
Khi quy mô mở rộng, giao tiếp phân tán có thể làm giảm hiệu quả vận hành. Ngược lại, một nền tảng all-in-one như Lark Suite giúp doanh nghiệp duy trì sự thống nhất trong khi vẫn khuyến khích nhân viên đổi mới.
Đối với các chuỗi nhà hàng tại Việt Nam, đây là ví dụ thực tế về cách dùng công nghệ để nâng cao trải nghiệm nhân viên, bảo vệ tri thức nội bộ và duy trì chất lượng dịch vụ trên nhiều địa điểm.
Kết luận
Paradise Group đã sử dụng Lark Suite để cải thiện giao tiếp, hợp nhất công cụ cộng tác, tăng kết nối đội ngũ và trao quyền cho nhân viên tuyến đầu tự cải thiện workflow.
Từ một quán ăn 25 chỗ ngồi đến hệ thống hơn 150 nhà hàng trên toàn cầu, Paradise Group cho thấy công nghệ có thể giúp doanh nghiệp F&B vừa giữ bản sắc dịch vụ, vừa mở rộng vận hành theo hướng hiện đại hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Paradise Group như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp F&B có thể nâng cao trải nghiệm nhân viên, tăng hiệu quả cộng tác và xây dựng văn hóa đổi mới bền vững.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
