Journey Kaffe là chuỗi cà phê gồm bốn cửa hàng tại khu vực đô thị Đài Bắc. Thương hiệu tập trung mang đến không gian thoải mái để khách hàng có thể đọc sách, trò chuyện, làm việc sáng tạo và thưởng thức đồ uống cùng món ăn chất lượng.
Trong ngành F&B, chất lượng trải nghiệm khách hàng không chỉ đến từ sản phẩm. Nó còn phụ thuộc vào cách mỗi cửa hàng vận hành mỗi ngày, từ kiểm tra thiết bị, xử lý hư hỏng, đào tạo nhân viên đến theo dõi doanh thu và quản lý thông tin nội bộ.
Khi khối lượng công việc tăng lên, Journey Kaffe cần một nền tảng giúp đội ngũ cửa hàng và quản lý phối hợp rõ ràng hơn. Doanh nghiệp lựa chọn Lark Suite để số hóa vận hành hằng ngày, giảm thao tác hành chính và giúp ban quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn.
Thách thức: Giao tiếp qua tin nhắn dễ làm thất lạc công việc
Trước khi sử dụng Lark Suite, đội ngũ Journey Kaffe chủ yếu dùng LINE để trao đổi công việc hằng ngày. Đây là công cụ quen thuộc và tiện lợi, nhưng khi mọi thông tin quan trọng đều nằm trong tin nhắn, nhiều nhiệm vụ có thể bị bỏ sót.
Các nội dung như kiểm tra thiết bị, báo cáo hư hỏng, cập nhật bảo trì hoặc nhắc việc vận hành thường bị trôi trong dòng tin nhắn mới. Với nhân viên mới, vấn đề còn khó hơn vì họ không có đầy đủ lịch sử trò chuyện để hiểu những gì đã được thảo luận trước đó.
Điều này tạo ra khoảng trống trong vận hành. Nhân viên có thể không biết phải tìm tài liệu ở đâu, nhiệm vụ nào đang chờ xử lý hoặc ai là người phụ trách tiếp theo. Với ngành cà phê, những gián đoạn nhỏ này có thể ảnh hưởng đến tốc độ phục vụ và chất lượng trải nghiệm khách hàng.
Quá nhiều bảng tính làm quy trình thiếu tự động hóa
Ngoài giao tiếp qua LINE, Journey Kaffe còn sử dụng Excel để quản lý nhiều công việc vận hành như kiểm tra cơ sở vật chất, bảo trì và báo cáo hư hỏng. Cách làm này khiến đội ngũ phải cập nhật thủ công và phụ thuộc nhiều vào việc tự nhớ deadline.
Khi không có nhắc việc tự động, một số yêu cầu có thể bị chậm theo dõi. Việc kiểm tra xem hạng mục nào đã hoàn tất, hạng mục nào đang chờ sửa chữa và hạng mục nào cần thay thế cũng mất nhiều thời gian hơn.
Đối với đội ngũ cửa hàng, Excel không phải lúc nào cũng thuận tiện trên điện thoại. Nhân viên tuyến đầu cần một công cụ dễ nhập liệu, dễ gửi hình ảnh và dễ cập nhật tình trạng ngay trong ca làm việc.
Ban quản lý khó có cái nhìn tổng thể
Khi dữ liệu vận hành nằm trong nhiều file Excel và nhiều nhóm chat khác nhau, ban quản lý Journey Kaffe gặp khó khăn trong việc nắm bắt toàn cảnh hoạt động kinh doanh.
Để biết tình hình từng cửa hàng, quản lý thường phải tham gia nhiều cuộc họp, đọc lại tin nhắn hoặc kiểm tra từng bảng tính. Cách làm này tốn thời gian và không giúp họ có dữ liệu cập nhật theo thời gian thực.
Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp thông tin vận hành được tập trung. Khi dữ liệu từ các cửa hàng được cập nhật liên tục, ban quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và dựa trên dữ liệu rõ ràng hơn.
Giải pháp: Thay thế LINE và bảng tính bằng Lark Suite
Journey Kaffe quyết định chuyển từ LINE và các bảng tính rời rạc sang Lark Suite. Nền tảng này giúp doanh nghiệp kết nối giao tiếp, dữ liệu, tài liệu và quy trình vận hành trong cùng một không gian làm việc.
Thay vì chỉ gửi tin nhắn để nhắc việc, đội ngũ có thể tạo quy trình cụ thể trong Lark Base. Mỗi báo cáo, biểu mẫu hoặc nhiệm vụ đều có trạng thái rõ ràng. Người phụ trách cũng có thể nhận nhắc việc tự động để xử lý đúng hạn.
Lark giúp Journey Kaffe chuyển giao tiếp từ dạng “trôi theo tin nhắn” sang dạng có cấu trúc. Đây là thay đổi quan trọng để đội ngũ cửa hàng làm việc nhất quán hơn và ban quản lý có dữ liệu rõ ràng hơn.
Lark Base số hóa kiểm tra cơ sở vật chất hằng tháng
Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của Journey Kaffe là sử dụng Lark Base để thực hiện kiểm tra cơ sở vật chất hằng tháng. Trước đây, quy trình này được quản lý bằng Excel. Sau khi chuyển sang Lark Base, nhân viên có thể thực hiện kiểm tra trực tuyến thông qua Form view.
Mỗi hạng mục kiểm tra được chuẩn hóa trong biểu mẫu, giúp nhân viên dễ hoàn thành và hạn chế bỏ sót thông tin. Nếu phát hiện vấn đề, họ có thể ghi nhận trực tiếp trong hệ thống để đội ngũ phụ trách xử lý.
Cách làm này giúp Journey Kaffe đảm bảo thiết bị tại cửa hàng được kiểm tra đúng hạn. Các hư hỏng cũng được ghi nhận rõ ràng hơn, giúp giảm rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động phục vụ khách hàng.
Xử lý báo cáo hư hỏng nhanh hơn trên điện thoại
Bên cạnh kiểm tra định kỳ, Journey Kaffe còn dùng Lark Base để thu thập và xử lý báo cáo hư hỏng dụng cụ nhà bếp. Khi nhân viên phát hiện thiết bị hoặc vật dụng bị hỏng, họ có thể gửi báo cáo ngay trên điện thoại.
Báo cáo có thể kèm hình ảnh, mô tả tình trạng và thông tin cần thiết để người phụ trách đánh giá. Sau đó, nhóm chịu trách nhiệm sẽ nhận nhắc việc tự động để theo dõi, sửa chữa hoặc đặt mua thay thế.
Quy trình này giúp giảm thời gian trao đổi qua lại. Thay vì phải gửi ảnh trong nhóm chat rồi chờ người khác ghi chú lại, toàn bộ thông tin được lưu trong một cơ sở dữ liệu chung. Nhờ đó, việc xử lý hư hỏng trở nên nhanh hơn, minh bạch hơn và dễ kiểm tra lại hơn.
Theo dõi doanh thu theo tuần trong một bảng dữ liệu chung
Trước khi dùng Lark, đội ngũ Journey Kaffe và chủ doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để xử lý báo cáo doanh thu trễ từ các file Excel. Việc tổng hợp số liệu từ bốn cửa hàng dễ gây chậm trễ và khiến ban quản lý khó nhìn thấy xu hướng kịp thời.
Sau khi chuyển sang Lark Base, bốn cửa hàng có thể cập nhật số liệu doanh thu hằng tuần vào một bảng dữ liệu duy nhất. Dữ liệu được tập trung tại một nơi, giúp giảm thao tác tổng hợp thủ công và hạn chế sai lệch giữa nhiều phiên bản file.
Khi số liệu được cập nhật đều đặn, ban quản lý có thể nắm bắt tình hình kinh doanh nhanh hơn. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả cửa hàng, điều chỉnh kế hoạch bán hàng và đưa ra quyết định phù hợp.
Dashboard tự động giúp quản lý xu hướng bán hàng
Một lợi ích lớn của Lark Base là khả năng tạo dashboard trực tiếp từ dữ liệu đã thu thập. Journey Kaffe có thể xây dựng các bảng điều khiển doanh thu tự động làm mới khi dữ liệu được cập nhật.
Nhờ đó, quản lý có thể theo dõi xu hướng bán hàng trên máy tính hoặc điện thoại mà không cần gọi từng cửa hàng để hỏi chi tiết. Thay vì chờ báo cáo tổng hợp, họ có thể nhìn thấy tình hình gần như ngay lập tức.
Dashboard giúp dữ liệu doanh thu trở nên trực quan hơn. Ban quản lý không chỉ xem con số, mà còn có thể phát hiện xu hướng, so sánh hiệu quả giữa các cửa hàng và đưa ra hành động nhanh hơn.
Lark Wiki giúp nhân viên tìm tài liệu dễ hơn
Một thách thức khác của Journey Kaffe là nhân viên mới thường khó theo kịp lượng tin nhắn lớn. Nếu không có một kho kiến thức rõ ràng, họ phải hỏi lại nhân viên cũ hoặc tìm kiếm thủ công trong các đoạn chat.
Journey Kaffe sử dụng Lark Wiki để tổ chức các tài nguyên nội bộ như sổ tay nhân viên, chính sách nghỉ phép và tài liệu hướng dẫn. Thay vì để tài liệu nằm rải rác trong tin nhắn, mọi thông tin quan trọng được đặt trong một không gian dễ tìm.
Điều này giúp nhân viên mới onboarding nhanh hơn. Họ có thể tự truy cập tài liệu cần thiết, hiểu quy trình làm việc và giảm phụ thuộc vào việc hỏi lại các thành viên lâu năm.
Lark Lingo giúp biến từ khóa thành ngữ cảnh
Journey Kaffe cũng kết nối tài liệu trong Wiki với Lark Lingo. Khi nhân viên gửi tin nhắn có từ khóa liên quan như “vacations”, từ đó có thể tự động trở thành nội dung có thể nhấp để mở chính sách nghỉ phép và lối vào ứng dụng phù hợp.
Cách làm này giúp nhân viên tìm đúng thông tin ngay trong lúc trao đổi công việc. Thay vì phải hỏi “tài liệu ở đâu”, họ có thể truy cập bối cảnh liên quan chỉ bằng một cú nhấp.
Đối với nhân viên mới, đây là trải nghiệm rất hữu ích. Họ không cần ghi nhớ toàn bộ cấu trúc tài liệu ngay từ đầu, nhưng vẫn có thể tiếp cận thông tin khi cần.
Giảm thời gian đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới
Khi tài liệu nội bộ được tổ chức tốt hơn, nhân viên cấp cao không còn phải lặp lại cùng một hướng dẫn quá nhiều lần. Họ có thể chuyển nhân viên mới đến đúng tài liệu, chính sách hoặc quy trình đã được chuẩn hóa trong Lark Wiki.
Điều này giúp quá trình onboarding trở nên nhẹ hơn cho cả người hướng dẫn và người học. Nhân viên mới có thể chủ động tìm hiểu, còn đội ngũ quản lý có thể đảm bảo rằng mọi người đang tiếp cận cùng một nguồn thông tin chính thức.
Với một chuỗi cửa hàng, đào tạo nhất quán là yếu tố quan trọng. Khi quy trình được chuẩn hóa, mỗi cửa hàng có thể duy trì chất lượng phục vụ đồng đều hơn.
Kết quả: Vận hành cửa hàng nhanh hơn 35%
Sau khi triển khai Lark Suite, Journey Kaffe đã cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành. Các quy trình kiểm tra cơ sở vật chất và báo cáo hư hỏng trở nên nhanh hơn 35%. Đồng thời, các công việc hành chính được giảm 20%, giúp đội ngũ có thêm thời gian tập trung vào khách hàng.
Lark giúp Journey Kaffe chuyển nhiều công việc thủ công thành quy trình số hóa. Nhân viên cửa hàng dễ gửi báo cáo hơn. Người phụ trách dễ theo dõi hơn. Ban quản lý dễ xem dữ liệu và xu hướng kinh doanh hơn.
Kết quả này cho thấy chuyển đổi số trong F&B không cần bắt đầu bằng hệ thống quá phức tạp. Chỉ cần những quy trình hằng ngày được đưa vào đúng nền tảng, doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong vận hành.
Bài học cho chuỗi cà phê và doanh nghiệp F&B
Câu chuyện của Journey Kaffe cho thấy nhiều chuỗi F&B nhỏ và vừa có thể gặp khó khăn khi vận hành dựa trên tin nhắn và bảng tính. Khi quy mô tăng lên, các công cụ quen thuộc có thể khiến công việc bị phân tán và khó kiểm soát.
Lark Suite phù hợp với các doanh nghiệp F&B cần kết nối đội ngũ cửa hàng, chuẩn hóa checklist, theo dõi hư hỏng, quản lý tài liệu và cập nhật doanh thu trong cùng một nền tảng.
Đối với các chuỗi cà phê, nhà hàng hoặc cửa hàng đồ uống tại Việt Nam, đây là ví dụ thực tế cho thấy việc số hóa không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Ngay cả một chuỗi bốn cửa hàng cũng có thể cải thiện hiệu quả rõ rệt nếu biết tập trung dữ liệu và quy trình đúng cách.
Kết luận
Journey Kaffe đã sử dụng Lark Suite để số hóa các hoạt động quan trọng trong vận hành cửa hàng, từ kiểm tra thiết bị, báo cáo hư hỏng, theo dõi doanh thu đến quản lý tài liệu nhân viên.
Nhờ Lark Base, Lark Wiki và Lark Lingo, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào LINE và Excel, đồng thời xây dựng một hệ thống làm việc rõ ràng hơn cho đội ngũ cửa hàng và ban quản lý.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Journey Kaffe như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp F&B có thể tăng tốc vận hành, giảm thao tác hành chính và nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng nền tảng all-in-one.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
