Herbal Farmer là thương hiệu bán lẻ thảo dược tại Malaysia, được thành lập vào năm 2017. Doanh nghiệp kết hợp giá trị truyền thống của các sản phẩm thảo dược Trung Hoa với trải nghiệm mua sắm hiện đại, giúp nhóm khách hàng trẻ tiếp cận sản phẩm chăm sóc sức khỏe theo cách gần gũi và hấp dẫn hơn.
Khi thương hiệu phát triển nhanh, Herbal Farmer không chỉ cần mở rộng hệ thống cửa hàng. Doanh nghiệp còn cần đảm bảo giao tiếp rõ ràng, quản lý nhân sự chính xác, theo dõi tồn kho kịp thời và duy trì chất lượng vận hành trên nhiều địa điểm.
Để giải quyết những thách thức này, Herbal Farmer lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp kết nối đội ngũ văn phòng với nhân viên cửa hàng, chuẩn hóa quy trình nội bộ và tăng khả năng nhìn thấy dữ liệu vận hành theo thời gian thực.
Thách thức: Giao tiếp phân tán khi hệ thống cửa hàng mở rộng
Trước khi sử dụng Lark Suite, Herbal Farmer chủ yếu giao tiếp qua WhatsApp và WeChat. Các công cụ này từng phù hợp trong giai đoạn đầu, khi số lượng cửa hàng, nhân viên và yêu cầu vận hành còn chưa quá lớn.
Tuy nhiên, khi thương hiệu mở rộng, lượng tin nhắn tăng nhanh. Các nội dung quan trọng như phê duyệt thanh toán, cập nhật tồn kho, phản hồi chất lượng sản phẩm hoặc thông báo vận hành dễ bị trôi trong các cuộc trò chuyện hằng ngày.
Việc trộn lẫn giữa tin nhắn cá nhân và công việc cũng làm giảm sự rõ ràng trong xử lý nhiệm vụ. Nhân viên có thể bỏ sót yêu cầu quan trọng, còn quản lý khó theo dõi vấn đề nào đã được giải quyết và vấn đề nào vẫn đang chờ xử lý.
Đối với doanh nghiệp bán lẻ có nhiều điểm bán, giao tiếp không rõ ràng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Herbal Farmer cần một hệ thống giúp thông tin được ghi nhận, phân loại và xử lý minh bạch hơn.
Thách thức trong quản lý đội ngũ nhiều địa điểm
Herbal Farmer vận hành tám cửa hàng chính tại Malaysia, bên cạnh nhiều điểm bán pop-up. Điều này tạo ra một đội ngũ phân tán theo địa lý, trong khi không phải địa điểm nào cũng luôn có giám sát trực tiếp tại chỗ.
Với cách quản lý truyền thống, việc theo dõi chấm công nhân viên bằng hình thức ghi nhận thủ công không còn đủ tin cậy. Doanh nghiệp cần biết nhân viên có mặt đúng địa điểm, đúng thời gian và đúng ca làm việc hay không.
Nếu dữ liệu chấm công không chính xác, việc quản lý ca làm, đánh giá nhân sự và kiểm soát hoạt động cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn. Đây là lý do Herbal Farmer cần một giải pháp có thể hỗ trợ xác thực điểm danh rõ ràng hơn.
Khó theo dõi tồn kho theo thời gian thực
Herbal Farmer có danh mục sản phẩm lớn với gần 400 mặt hàng khác nhau. Nhà máy có dữ liệu về tồn kho và đóng gói, nhưng không phải tất cả các bộ phận đều có thể truy cập thông tin này ngay lập tức.
Việc thiếu khả năng nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực khiến doanh nghiệp khó lập kế hoạch khuyến mãi. Nếu một mặt hàng sắp hết hàng nhưng đội ngũ cửa hàng vẫn chạy chương trình quảng bá, trải nghiệm khách hàng có thể bị ảnh hưởng.
Ngược lại, nếu một sản phẩm đang dư tồn kho nhưng thông tin không được chia sẻ kịp thời, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội thúc đẩy bán hàng. Vì vậy, Herbal Farmer cần một hệ thống giúp tồn kho trở nên rõ ràng hơn cho cả văn phòng, nhà máy và cửa hàng.
Giải pháp: Kết nối trụ sở và cửa hàng bằng Lark Suite
Herbal Farmer triển khai Lark Suite để xây dựng một mô hình giao tiếp rõ ràng, minh bạch và có thể truy xuất lại. Thay vì để các yêu cầu quan trọng nằm rải rác trong nhiều đoạn chat, doanh nghiệp đưa quy trình vào các công cụ có cấu trúc hơn như Lark Approval, Lark Attendance, Lark Announcements và Lark Sheets.
Điểm mạnh của Lark là khả năng kết nối giao tiếp với hành động. Khi một cửa hàng phát hiện vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhân viên có thể ghi nhận thông tin qua Lark Approval. Vấn đề không còn chỉ là một tin nhắn trong nhóm chat, mà trở thành một báo cáo có dữ liệu rõ ràng, có người xử lý và có khả năng theo dõi.
Điều này giúp Herbal Farmer cải thiện cách các phòng ban phối hợp. Từ nhân viên cửa hàng, đội ngũ vận hành, nhà máy đến quản lý cấp cao, mọi người có thể làm việc trên cùng một hệ thống và cùng nhìn thấy thông tin cần thiết.
Chuẩn hóa hơn 30 quy trình tùy chỉnh
Một trong những điểm nổi bật trong quá trình chuyển đổi của Herbal Farmer là khả năng tự thiết kế quy trình theo nhu cầu thực tế. Với Lark, doanh nghiệp đã xây dựng hơn 30 workflow tùy chỉnh, bao gồm phân tích tồn kho, phản hồi khách hàng, xử lý vấn đề chất lượng và các quy trình nội bộ khác.
Trước đây, nếu muốn xây dựng quy trình mới, doanh nghiệp có thể phải phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật bên ngoài hoặc sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ. Điều này làm tăng chi phí ẩn và khiến việc thay đổi quy trình mất nhiều thời gian hơn.
Với giao diện dễ sử dụng của Lark, Herbal Farmer có thể tự tối ưu quy trình mà không cần phụ thuộc nhiều vào hỗ trợ bên ngoài. Các bộ phận có thể điều chỉnh luồng công việc theo đúng nhu cầu vận hành, từ đó tăng tính linh hoạt khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng.
Lark Approval giúp vấn đề cửa hàng được xử lý minh bạch
Trong vận hành bán lẻ, các vấn đề tại cửa hàng cần được ghi nhận và xử lý nhanh. Đó có thể là vấn đề về chất lượng sản phẩm, phản hồi khách hàng, yêu cầu thanh toán hoặc thông tin liên quan đến tồn kho.
Với Lark Approval, mỗi yêu cầu có thể được gửi dưới dạng biểu mẫu rõ ràng. Người gửi cung cấp thông tin chi tiết, hình ảnh hoặc mô tả vấn đề. Sau đó, hệ thống chuyển yêu cầu đến đúng người phụ trách để xem xét và xử lý.
Quy trình này giúp Herbal Farmer giảm tình trạng yêu cầu bị bỏ sót trong tin nhắn cá nhân. Mỗi vấn đề đều có dấu vết rõ ràng, trạng thái xử lý cụ thể và lịch sử để kiểm tra lại khi cần.
Nhờ đó, giao tiếp từ cửa hàng đến trụ sở trở nên có hệ thống hơn. Nhân viên tuyến đầu cũng cảm thấy vấn đề của họ được tiếp nhận nghiêm túc và xử lý minh bạch.
Lark Attendance nâng cao độ chính xác trong chấm công
Với nhiều cửa hàng và điểm bán pop-up, Herbal Farmer cần một cách chấm công đáng tin cậy hơn so với phương pháp thủ công. Lark Attendance giúp doanh nghiệp chuẩn hóa việc điểm danh cho toàn bộ nhân viên, bao gồm cả nhân viên làm việc ngắn hạn.
Hệ thống chấm công của Lark hỗ trợ xác minh vị trí và nhận diện khuôn mặt. Điều này giúp Herbal Farmer đảm bảo rằng nhân viên thực sự có mặt tại đúng địa điểm làm việc khi điểm danh.
Dữ liệu chấm công được ghi nhận trong hệ thống, giúp quản lý dễ theo dõi lịch làm việc, kiểm tra tình trạng nhân sự và hạn chế sai lệch trong quá trình tổng hợp thông tin.
Đối với ngành bán lẻ, nơi nhân viên tuyến đầu đóng vai trò rất quan trọng, việc quản lý chấm công chính xác giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng dịch vụ ổn định hơn.
Lark Announcements giúp thông báo nội bộ đồng bộ hơn
Khi doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, việc truyền tải thông báo đến toàn bộ đội ngũ cần được thực hiện nhất quán. Nếu mỗi chi nhánh nhận thông tin qua một nhóm chat khác nhau, nội dung có thể bị thiếu, chậm hoặc không đồng nhất.
Herbal Farmer sử dụng Lark Announcements để gửi thông báo công ty, chương trình khuyến mãi và cập nhật quan trọng đến toàn bộ nhân viên. Các thông báo được phát đi trong cùng một hệ thống, giúp mọi cửa hàng nhận thông tin chính xác hơn.
Điều này đặc biệt hữu ích với các chiến dịch bán lẻ, khi thời gian triển khai và nội dung truyền thông cần thống nhất giữa nhiều điểm bán. Nhân viên cửa hàng có thể nhanh chóng nắm được chương trình mới, sản phẩm cần ưu tiên hoặc thay đổi trong quy trình vận hành.
Lark Sheets giúp tồn kho rõ ràng theo thời gian thực
Với danh mục gần 400 mặt hàng, Herbal Farmer cần một cách theo dõi tồn kho dễ truy cập và dễ cập nhật hơn. Lark Sheets trở thành công cụ giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu tồn kho và đóng gói từ nhà máy đến các bên liên quan một cách rõ ràng hơn.
Mỗi tuần, dữ liệu tồn kho và đóng gói được cập nhật vào Lark Sheets. Các phòng ban có thể xem tình trạng hàng hóa mà không cần chờ báo cáo riêng lẻ từ nhà máy.
Khi một sản phẩm sắp hết hàng, hệ thống có thể gửi thông báo để đội ngũ tạm dừng hoặc điều chỉnh hoạt động khuyến mãi. Ngược lại, khi một sản phẩm có lượng tồn kho cao, người phụ trách có thể nhận thông báo để kích hoạt chiến dịch thúc đẩy bán hàng.
Cách làm này giúp Herbal Farmer đưa quyết định marketing và bán hàng đến gần hơn với dữ liệu thực tế. Thay vì triển khai khuyến mãi dựa trên cảm tính, đội ngũ có thể hành động dựa trên tình trạng tồn kho rõ ràng.
Gắn kết nhà máy, văn phòng và cửa hàng
Một lợi ích quan trọng của Lark là giúp các bộ phận trong chuỗi vận hành nhìn thấy cùng một bức tranh. Nhà máy biết sản phẩm nào đang được đóng gói. Cửa hàng biết mặt hàng nào có sẵn. Bộ phận marketing biết sản phẩm nào phù hợp để quảng bá. Ban quản lý có thể theo dõi toàn cảnh để ra quyết định.
Trước đây, khoảng cách giữa dữ liệu nhà máy và hoạt động cửa hàng có thể khiến việc phối hợp chậm hơn. Sau khi đưa dữ liệu vào Lark Sheets, Herbal Farmer có thể tạo sự đồng bộ tốt hơn giữa các nhóm.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, hạn chế tình trạng quảng bá sai thời điểm và tối ưu hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.
Kết quả: Vận hành minh bạch và hiệu quả hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, Herbal Farmer đã cải thiện nhiều khía cạnh quan trọng trong vận hành bán lẻ. Giao tiếp trở nên rõ ràng hơn. Các vấn đề tại cửa hàng được ghi nhận có cấu trúc hơn. Chấm công nhân viên chính xác hơn. Thông báo nội bộ được truyền tải đồng bộ hơn. Dữ liệu tồn kho được chia sẻ nhanh hơn cho các bên liên quan.
Những thay đổi này giúp Herbal Farmer giảm sự phụ thuộc vào các ứng dụng nhắn tin cá nhân và phương pháp thủ công. Thay vì để thông tin quan trọng bị phân tán, doanh nghiệp có thể đưa quy trình vào một nền tảng thống nhất.
Quan trọng hơn, Lark giúp Herbal Farmer duy trì tinh thần truyền thống của thương hiệu trong khi vẫn hiện đại hóa cách vận hành. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiếp tục mở rộng mà không đánh mất sự kiểm soát về chất lượng và trải nghiệm khách hàng.
Bài học cho doanh nghiệp bán lẻ
Câu chuyện của Herbal Farmer cho thấy các doanh nghiệp bán lẻ đang mở rộng cần nhiều hơn một công cụ nhắn tin. Khi số lượng cửa hàng, nhân viên và sản phẩm tăng lên, doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, quy trình, dữ liệu và đội ngũ tuyến đầu.
Lark Suite phù hợp với các thương hiệu bán lẻ cần chuẩn hóa vận hành nhưng vẫn muốn giữ sự linh hoạt. Nền tảng này giúp doanh nghiệp tạo workflow riêng, quản lý điểm danh, gửi thông báo, theo dõi tồn kho và xử lý vấn đề cửa hàng trong cùng một hệ thống.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang vận hành chuỗi cửa hàng, pop-up store hoặc đội ngũ bán hàng tuyến đầu, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi dữ liệu và quy trình được tập trung, doanh nghiệp có thể mở rộng nhanh hơn nhưng vẫn duy trì được tính minh bạch trong quản lý.
Kết luận
Herbal Farmer đã sử dụng Lark Suite để hiện đại hóa cách vận hành bán lẻ, từ giao tiếp nội bộ, xử lý vấn đề cửa hàng, chấm công nhân viên đến quản lý tồn kho. Lark giúp doanh nghiệp đưa các hoạt động quan trọng vào một nền tảng thống nhất, dễ theo dõi và dễ mở rộng.
Câu chuyện này cho thấy chuyển đổi số trong bán lẻ không nhất thiết phải làm mất đi bản sắc truyền thống. Ngược lại, khi được triển khai đúng cách, công nghệ có thể giúp doanh nghiệp bảo vệ giá trị cốt lõi và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Herbal Farmer như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp bán lẻ có thể kết hợp truyền thống với công nghệ để nâng cao hiệu quả vận hành, tăng tính minh bạch và xây dựng hệ thống làm việc hiện đại hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
