GoTo là một trong những hệ sinh thái số lớn nhất tại Indonesia, đứng sau nhiều dịch vụ quen thuộc như di chuyển, giao hàng, thanh toán, dịch vụ tài chính và giải pháp công nghệ cho nhà bán hàng. Khi doanh nghiệp mở rộng trên nhiều thị trường, nhiều thương hiệu và nhiều phòng ban, cách cộng tác nội bộ trở thành yếu tố quan trọng để duy trì tốc độ phát triển.
Với hàng nghìn nhân viên cùng làm việc trên nhiều chức năng khác nhau, GoTo cần một nền tảng đủ linh hoạt để kết nối con người, dữ liệu và quy trình trong cùng một không gian. Đây là lý do doanh nghiệp lựa chọn Lark Suite như một nền tảng all-in-one để tái thiết kế cách làm việc.
Thách thức: Nhiều công cụ khiến quy trình khó đồng bộ
Trước khi chuyển sang Lark Suite, hệ thống công cụ làm việc của GoTo phát triển theo từng nhu cầu riêng lẻ. Các nhóm sử dụng nhiều nền tảng khác nhau để nhắn tin, họp, quản lý tài liệu, theo dõi dự án và xử lý các yêu cầu nội bộ.
Cách vận hành này vẫn có thể đáp ứng công việc hằng ngày, nhưng khi quy mô tăng lên, việc phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc bắt đầu tạo ra nhiều hạn chế.
Các nhóm có thể mất thời gian chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Thông tin quan trọng dễ bị phân tán trong email, tin nhắn hoặc các file riêng lẻ. Việc theo dõi yêu cầu nội bộ cũng khó có được một bức tranh tổng thể theo thời gian thực.
Với một doanh nghiệp công nghệ có tốc độ phát triển nhanh, những điểm nghẽn này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phối hợp. GoTo cần một hệ thống giúp các nhóm làm việc nhanh hơn, rõ ràng hơn và dễ mở rộng hơn.
Giải pháp: Hợp nhất công việc trên Lark Suite
GoTo lựa chọn Lark Suite vì nền tảng này có thể kết hợp nhiều nhu cầu làm việc trong một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng tách rời, nhân viên có thể nhắn tin, họp, chia sẻ tài liệu, quản lý lịch, lưu trữ kiến thức và tự động hóa quy trình ngay trong cùng một không gian.
Điểm mạnh của Lark nằm ở khả năng kết nối giao tiếp với hành động. Một cuộc trao đổi trong nhóm chat có thể dẫn thẳng đến việc tạo yêu cầu, phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái và lưu dữ liệu vào dashboard.
Điều này giúp GoTo không chỉ thay đổi công cụ làm việc, mà còn thay đổi cách các nhóm phối hợp. Thông tin được tập trung hơn. Quy trình rõ ràng hơn. Nhân viên cũng giảm bớt thời gian xử lý thủ công để tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn.
Cộng tác xuyên thị trường dễ dàng hơn
GoTo hoạt động trên nhiều thị trường và nhiều bộ phận khác nhau, vì vậy khả năng cộng tác xuyên khu vực là một yêu cầu quan trọng. Lark Suite hỗ trợ điều này thông qua các tính năng như dịch tự động, không gian làm việc dùng chung và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.
Nhờ đó, các nhóm có thể trao đổi nhanh hơn dù không làm việc tại cùng một địa điểm. Thông tin được cập nhật liên tục và mọi người có thể theo dõi tiến độ trên cùng một nền tảng.
Đối với doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng, đây là yếu tố quan trọng để duy trì sự thống nhất. Khi đội ngũ có cùng nguồn thông tin, việc ra quyết định và triển khai công việc sẽ trở nên nhất quán hơn.
Cuộc họp thông minh hơn với AI Meeting Notes
Một trong những điểm GoTo đánh giá cao ở Lark là khả năng hỗ trợ cuộc họp bằng AI. Với AI Meeting Notes, ghi âm nội dung họp theo thời gian thực và tự động tạo bản tóm tắt, các nhóm có thể giảm đáng kể thời gian ghi chép thủ công.
Sau cuộc họp, những ý chính, quyết định quan trọng và bước tiếp theo được lưu lại rõ ràng. Nhân viên có thể xem lại, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung cho các bên liên quan.
Điều này giúp cuộc họp không chỉ dừng lại ở trao đổi. Mỗi cuộc họp có thể nhanh chóng chuyển thành hành động cụ thể, có tài liệu rõ ràng và dễ theo dõi sau đó.
Tập trung yêu cầu IT và dịch vụ văn phòng
Trước đây, các yêu cầu hỗ trợ IT và dịch vụ văn phòng tại GoTo có thể được xử lý qua nhiều kênh khác nhau như email, chat hoặc các công cụ riêng biệt. Điều này khiến nhân viên khó theo dõi trạng thái, còn đội ngũ vận hành khó có cái nhìn tổng thể.
Với Lark Approval, nhân viên có thể gửi yêu cầu trực tiếp trong Lark. Các cập nhật được gửi qua Lark Chat, giúp người dùng theo dõi tiến độ mà không cần rời khỏi nền tảng.
Dữ liệu phê duyệt cũng được đồng bộ vào Lark Base. Nhờ đó, đội ngũ quản lý có thể xây dựng dashboard để theo dõi số lượng yêu cầu, tình trạng xử lý và nhu cầu vận hành theo thời gian thực.
Tự động hóa onboarding nhân viên mới
Quy trình onboarding nhân viên mới thường đòi hỏi sự phối hợp giữa HR, IT và nhiều bộ phận liên quan. Nếu xử lý thủ công, quá trình này có thể mất thời gian và dễ phát sinh sai sót.
GoTo sử dụng Lark để tự động hóa quy trình này. Khi một nhân sự mới được phê duyệt qua Lark Approval, quy trình tạo tài khoản có thể được kích hoạt tự động và hoàn thành trong vòng hai giờ.
Cách làm này giúp giảm bớt khối lượng thao tác thủ công cho HR và IT. Đồng thời, nhân viên mới cũng có trải nghiệm khởi đầu nhanh hơn, rõ ràng hơn và chuyên nghiệp hơn.
Phê duyệt thông minh dựa trên dữ liệu tổ chức
Khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban và tuyến báo cáo phức tạp, quy trình phê duyệt cần đi đúng người, đúng cấp và đúng thời điểm. Nếu thông tin tổ chức không được cập nhật tập trung, phê duyệt có thể bị chậm hoặc đi sai luồng.
Với Lark, dữ liệu nhân viên, tuyến báo cáo và cấu trúc đội nhóm được quản lý trong cùng một hệ thống. Nhờ đó, các luồng phê duyệt có thể tự động đi theo đúng cấu trúc tổ chức.
Điều này giúp GoTo xử lý phê duyệt nhanh hơn, chính xác hơn và dễ mở rộng hơn khi quy mô doanh nghiệp tiếp tục phát triển.
Chatbot giúp quản lý ticket nhanh hơn
GoTo cũng triển khai chatbot trên Lark Agent, kết hợp với Lark Approval và Lark Base để cải thiện việc theo dõi nhiệm vụ và quản lý ticket.
Người dùng có thể tạo yêu cầu trực tiếp từ nhóm chat mà không cần chuyển sang một nền tảng khác. Sau khi yêu cầu được tạo, chatbot sẽ ghi nhận thông tin, phân công người xử lý phù hợp và cập nhật trạng thái cho các bên liên quan.
Toàn bộ dữ liệu được đưa vào dashboard theo thời gian thực để hỗ trợ theo dõi và báo cáo. Nhờ đó, các nhóm có thể tự động hóa nhiều tác vụ lặp lại mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào hỗ trợ kỹ thuật.
Từ hợp nhất công cụ đến thay đổi cách vận hành
Việc GoTo lựa chọn Lark Suite không chỉ là câu chuyện thay thế nhiều công cụ bằng một nền tảng duy nhất. Quan trọng hơn, Lark giúp doanh nghiệp xây dựng một cách làm việc kết nối hơn.
Giao tiếp, tài liệu, phê duyệt, dữ liệu và tự động hóa được đưa vào cùng một hệ thống. Điều này giúp các nhóm giảm thời gian tìm kiếm thông tin, giảm thao tác lặp lại và tăng khả năng phối hợp.
Khi mọi người cùng làm việc trên một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp có thể vận hành linh hoạt hơn. Các nhóm cũng có nhiều không gian hơn để tập trung vào đổi mới, thực thi và tạo ra giá trị thực tế.
Bài học cho doanh nghiệp đang mở rộng
Câu chuyện của GoTo cho thấy một doanh nghiệp lớn không chỉ cần công cụ giao tiếp tốt. Doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp với quy trình, dữ liệu và tự động hóa.
Lark Suite phù hợp với các tổ chức có nhiều phòng ban, nhiều địa điểm và nhiều luồng công việc cần phối hợp liên tục. Khi mọi hoạt động được đặt trong một không gian chung, doanh nghiệp có thể theo dõi công việc rõ hơn và phản hồi nhanh hơn.
Đây cũng là hướng đi quan trọng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam đang muốn giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc. Một nền tảng all-in-one có thể giúp đội ngũ làm việc tinh gọn hơn, minh bạch hơn và có khả năng mở rộng tốt hơn.
Kết luận
GoTo đã sử dụng Lark Suite để tái thiết kế cách hàng nghìn nhân viên cộng tác, xử lý yêu cầu, chia sẻ kiến thức và tự động hóa quy trình. Từ IT, HR, workplace operations đến các nhóm phân tích, Lark giúp doanh nghiệp tăng khả năng kết nối và giảm bớt các bước thủ công trong vận hành.
Bài học quan trọng từ GoTo là chuyển đổi số nội bộ không chỉ nằm ở việc chọn công cụ mới. Giá trị thực sự đến từ việc xây dựng một hệ thống làm việc thống nhất, nơi con người, thông tin và quy trình có thể vận hành cùng nhau.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện này như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp có thể hợp nhất công cụ, tăng tốc cộng tác và xây dựng môi trường làm việc thông minh hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
